文档管理的任务和基本要求
在实际工程中,许多信息由文档系统给出。文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编目、存档,并为项目各参加者提供专用的和常用的信息过程。文档系统是管理信息系统的基础,是管理信息系统有效率运行的前提条件。
许多项目经理认为在项目中的资料太多、太复杂,文件凌乱、无序,查找费时,这就是项目管理中缺乏有效的文档系统的表现。实质上,可以借鉴图书馆与档案管理系统,进行加工整理,以便于归档检查使用。所以在项目中也要建立像图书馆一样的文档系统。
文档系统有如下要求:
(1)系统性,即包括项目相关的,应进入信息系统运行的所有资料,事先要罗列出各种资料种类并进行系统化。
(2)各个文档要有单一标志,能够互相区别,这需要通过编码实现。
(3)文档管理责任的落实,即有专门人员或部门负责资料工作。
对具体的项目资料要确定(见图15-4-1):
谁负责资料工作;
什么资料;针对什么问题,什么内容和要求;
何时收集、处理;
向谁提供。
通常文件和资料是集中处理、保存和提供的。在项目过程中文档可能有三种形式:
① 企业保存的关于项目的资料,这是在企业文档系统中,例如项目经理提交给企业的各种报告、报表,这是上层系统需要的信息。
② 项目集中的文档,这是关于全项目的相关文件。必须有专门的地方并由专门人员负责。
③ 各部门专用的文档,仅保存本部门专门的资料。
当然这些文档在内容上可能有重复,例如一份重要的合同文件可能复制三份,部门保存一份、项目一份,企业一份。
(4)内容正确、实用,在文档处理过程中不失真。
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